Dans votre option Gestion & Finance, les devis passent par différents "Etat". Un état = un statut = une étape pour pouvoir suivre le parcours du devis.
1. Brouillon
Un devis "Brouillon" indique que le devis est en cours d'édition. L'état "Brouillon" est utile pour indiquer au client que le document est en cours de rédaction et n'est pas engageant.
Il ne dispose pas encore de numéro de devis. Il n'est pas enregistré définitivement donc n'a pas de numéro. La mention "Brouillon" est visible en vis à vis de N° Devis.
La couleur d'un devis à l'état de "Brouillon" dans la liste de devis est le blanc avec un crayon sur la droite:
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💡Remarques L'état "Brouillon" est automatique dès lors que vous rédigez votre devis jusqu'à ce que vous cliquiez sur "enregistrer en brouillon". Il n'y a pas d'autres actions à opérer. |
2. En attente
Un devis "En attente" indique que le devis a été a été enregistré définitivement. Il peut être envoyé au client.
Il dispose d'un numéro de devis. Un devis enregistré donc "En attente" est un document officiel engageant pour la société émettrice. Il peut cependant toujours être modifié dans Gestion & Finance.
La couleur d'un devis à l'état "En attente" dans la liste de devis est le bleu.
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💡Remarques L'état "En attente" est automatique dès lors que vous enregistrer définitivement votre devis. Il n'y a pas d'actions supplémentaires à réaliser. |
3. Bon pour accord - A facturer
Lorsque le client retourne le devis signé, vous pouvez passer celui-ci en "Bon pour accord" dans Gestion & Finance (après avoir cliqué sur le devis).
Cela correspond à un état où vous commencez à réaliser la prestation. Ce devis peut être facturé. Un devis "A facturer" vous sert à visualiser toutes les factures que vous allez pouvoir émettre et à quelle échéance donc de futurs encaissements.
De façon automatique, dès que vous passez un devis en "Bon pour accord", le devis passe à l'état "A facturer".
La couleur d'un devis à l'état "A facturer" dans la liste de devis est le orange :
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💡Remarques Une fois la prestation réalisée, vous pourrez transformer ce devis directement en facture en cliquant dessus puis sur "Facturer" ou "Fact. d'acompte" selon le cas de figure :
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4. Refusé
Lorsque votre client refuse votre devis, vous pouvez le matérialiser dans Gestion & Fiance par l'état "Refusé" (après avoir cliqué sur le devis en question, utilisez le menu déroulant).
Cet état indique que votre client a refusé le devis. Le montant du devis n'est pas repris dans les montants "A facturer".
La couleur d'un devis à l'état "Refusé" dans la liste de devis est le gris :
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💡Remarques S'il y a un retournement de situation / si le client revoit sa position, vous pouvez toujours modifier l'état. |
5. Facturé
Lorsque vous facturez ce devis après avoir cliqué sur "Facturer", vous basculez sur l'éditeur de facture pour vérifier cette facture (qui reprend tout le devis) puis l'envoyer.
Du côté des devis, ce devis passe automatiquement sous le statut "Facturé".
6. Modifier l'état d'un devis
Si nécessaire, vous pouvez à tout moment modifier l'état d'un devis sans passer par les boutons d'actions.
Pour cela, il faut :
- Cliquer sur le devis,
- Changer l'état de celui-ci grâce à la liste déroulante :
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