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Configurer Gestion & Finance pour faire de la comptabilité d’engagement et bien l’utiliser

La comptabilité d’engagement, contrairement à la comptabilité de trésorerie, repose sur l’utilisation de comptes de tiers (clients et fournisseurs) afin d’enregistrer les factures. Pour garantir un export comptable fiable et éviter des corrections par votre expert-comptable, une bonne configuration et le respect de certaines pratiques sont
essentiels.

 

Réaliser les configurations de base

 

1 - Paramétrer le plan comptable (obligatoire)

  1. Dans solocal manager, cliquer sur la rubrique "Gestion & Finance" dans le menu de gauche, puis sur  l'onglet "Comptabilité" 
     
  2. Accéder directement au Plan Comptable
     
  3. Vérifier les comptes présents ou ajouter ceux manquants (en cliquant sur  +Nouveau compte)


     

💡Conseil

 Le plan comptable est normé, rapprochez vous de votre cabinet comptable (ou expert-comptable) pour ses souhaits afin de maximiser la compatibilité.

 

2 - Paramétrer les sous-comptes comptables personnalisés (facultatif)
 

Si votre organisation utilise une nomenclature spécifique (ex : 401EDF ou numérotation client/fournisseur) ou un compteur de compte client / compte fournisseur défini (ex : votre prochain compte client créé ne pourra pas être celui prévu par l’outil mais celui à la suite de votre liste 41100056 et non 41100001), vous allez pouvoir les paramétrer dans l’outil pour faire correspondre votre gestion comptable à la production comptable de votre expert-comptable.


Étapes à suivre pour la structure (Préfix, Type) :

  1. Dans solocal manager, aller sur la rubrique "Gestion & Finance" dans le menu de gauche, puis sur  l'onglet "Comptabilité"
     
  2. Puis cliquer sur Paramètres

     
  3. Une fenêtre pop-up s’ouvre, cliquer sur Comptes auxiliaires pour le paramétrage désiré du Préfix et du Type et sur Format > Nombre de caractères des comptes comptables



     
  4. Enregistrer pour valider

 

Étapes à suivre pour les spécificités Clients (Sous-comptes) :

  1.  Dans solocal manager, aller sur la rubrique "Gestion & Finance" dans le menu de gauche, puis sur  l'onglet "Comptabilité"
  2. Sur la page Plan comptable, cliquer sur l'onglet Clients
  3. Aller sur la colonne Sous-compte comptable
  4. Sur la ligne du ou des clients concernés, renseigner le sous-compte souhaité puis Valider

 

Étapes à suivre pour les spécificités Fournisseurs (Sous-comptes) :

  1. Dans solocal manager, aller sur la rubrique "Gestion & Finance" dans le menu de gauche, puis sur  l'onglet "Comptabilité"
  2. Sur la page Plan comptable, cliquer sur l'onglet Fournisseurs
  3. Aller sur la colonne Sous-compte comptable
  4. Sur la ligne du ou des fournisseurs concernés, renseigner le sous-compte souhaité puis Valider

 

💡Remarques

  • Un compte client est composé d’un Préfix et d’un Identifiant dans l’outil (l’Identifiant peut être écrasé par le Sous-compte comptable comme vu ci-dessus)
     
  • Lorsque la formation du compte client / compte fournisseur est unique et basée sur le nom du client / fournisseur alors le remplissage du sous-comptable peut être automatisée dans Comptabilité > Paramètres > Remplissage du sous-compte comptable automatique

 

Bonnes pratiques

 

 

1 - Rapprochement bancaire : ne pas catégoriser les dépenses fournisseurs dans banque


Les dépenses doivent être rattachées à une facture d’achat, et non à une simple catégorie bancaire, sinon la TVA n’est pas calculée correctement et le compte de tiers n’est pas pris en compte.
 

💡Remarques

  • Une note de restaurant est une dépense fournisseur, à la différence des salaires*, cotisations sociales* ou encore des emprunts*. Ces dépenses ne doivent pas être catégorisées via l'onglet Catégorie, sinon elles seront comptabilisées sans compte de tiers ni calcul de la TVA.
  • A l’inverse, les dépenses avec les * doivent être catégorisées via l'onglet Catégorie et ne doivent pas faire l’objet d’un ajout de pièces justificatives sous Achats

2 - Ajout des factures des achats : bien distinguer produits et services


La TVA est déductible à des moments différents :
● Services : à la date de paiement
● Produits : à la date de facture
Une mauvaise catégorisation fausse automatiquement le calcul de TVA.


3 - Gestion du catalogue (produits et services) : définir les bons comptes comptables


Lors de la création de produits ou services dans le catalogue, il faut associer un compte comptable adapté pour assurer un export automatique correct des écritures de ventes.

  1. Dans solocal manager, aller sur la rubrique "Gestion & Finance" dans le menu de gauche, puis sur  l'onglet "Catalogue"
  2. Cliquer sur Nouveau service ou Nouveau produit




     
  3. Remplir le formulaire et cliquer sur le menu déroulant de la case Compte comptable




     
  4. Sélectionner le bon compte comptable



     
  5. Enregistrer

💡Remarques

  • Si vous ne trouvez pas le compte comptable que vous voulez affecter, cliquez sur +Nouveau compte en bas du menu déroulant compte comptable pour le créer. Rapprochez-vous de votre cabinet comptable (ou expert-comptable) pour ses souhaits afin de maximiser la compatibilité.
  • Il est possible de décliner les comptes de produits (ex : 706) en déclinaisons (ex : 7061, 7062, ...).

 

4 - Rédaction des factures de vente : catégoriser comptablement les produits et les services



Si vous n’avez pas créé de catalogue (voir 3), ou si certains produits ou services sont facturés de manière ponctuelle, il est essentiel d’attribuer à chaque ligne le compte comptable approprié. Cela pour éviter un retraitement comptable par votre cabinet ou votre comptable.

  1. Dans solocal manager, aller sur la rubrique "Gestion & Finance" dans le menu de gauche, puis sur  l'onglet "Factures"
  2. Cliquer en haut à droite sur le bouton "+Créer une facture", ou cliquer sur une facture à modifier (en brouillon)


     
  3. Ajouter votre produit ou service non issu du catalogue sur la ligne de facturation en cliquant sur l’icône crayon à gauche
     
  4. Un menu déroulant s’affiche, aller dans Compte comptable



     
  5. Sélectionner le bon compte comptable et valider

 

 

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