Comment fonctionne l'OCR de Gestion & Finance ?

Un OCR est un système de reconnaissance de caractères. C'est comme un robot qui reconnaît des mots et qui grâce à cette reconnaissance complète ensuite des champs pour vous !

1- Est-ce qu'il y a un OCR dans Gestion & Finance ?

Oui tout à fait ✅ 

Un OCR est intégré dans Gestion & Finance sur l'onglet Achats, mais il ne se voit pas. Il se déclenche après qu'un utilisateur ait ajouté un achat.

L'OCR sert à pré-compléter un achat mais l'utilisateur peut aussi le faire / compléter le travail de l'OCR de son côté.

2 - Comment ça marche ?

L'utilisateur le déclenche à l'ajout de la pièce et vous verrez qu'il s'est déclenché après avoir cliqué sur le bouton COMPLÉTER. 
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L'OCR fait tout* puis 'utilisateur confirme le bon travail automatique de l'OCR avec le bouton VALIDER.
 

*L'OCR fait tout signifie 👇

• Les fournisseurs sont reconnus ou créés automatiquement (si ce n'était pas le cas, c'est probablement que la qualité de la donnée présente sur leurs factures est mitigée)

• La date, le TTC et la TVA sont remplis automatiquement

• Le compte comptable et le type de produit/service est automatiquement suggéré en fonction du contenu de la facture si le fournisseur n'est pas encore connu ou en fonction du fournisseur s'il est déjà existant ou comment l'OCR réalise à votre place 100% de reconnaissance de vos factures fournisseurs à quelques exceptions près !

3 - A quoi ça sert ?

Tout simplement à ne pas faire

• manuellement

• moins rapidement

• et peut-être en se trompant

   

  👉 une action qu'un robot programmé réalise sans erreur possible du fait de la reconnaissance de caractères (ex : il voit 12€ TTC sur votre facture, il remplit en automatique 12 dans la case TTC du formulaire) 
  
  

   

  4 - J'ai l'impression que l'OCR fonctionne mal : est-ce possible ?

   

  OCR ne dysfonctionne pas mais il peut ne pas se déclencher ou reconnaître du texte :

   

  1. Si vous avez atteint votre quota d'OCR au mois

     Votre option Gestion & Finance inclut 100 lecture via OCR par mois par entreprise. Vos crédits se remettent à jour à la date anniversaire de souscription. 
      

  2. Si vous avez cliqué très vite sur COMPLÉTER après ajout de la pièce

     Astuce : l'OCR est une technologie qui a besoin de qq secondes pour se mettre en route à l'arrivée d'un nouvelle pièce. Pour qu'il se déclenche normalement, réduire de 2 secondes sa réactivité ;) ou revenir en arrière sur le listing des achats pour qu'il se s'enclenche.
      

  3. Si vous avez intégré une facture structurellement peu conforme (note de restaurant, ticket de péage, ...)

     Astuce : il n'y en a pas ❌ mais ces pièces justificatives tendent à diminuer donc, de temps à autre, vous saisirez les éléments requis (peu de champs)

  4. Lorsque l'OCR détecte une date dans le futur, il laisse la case vide

     Pourquoi ? Pour éviter toutes erreurs de saisies à une mauvaise date, Gestion & Finance via l'OCR fait le choix de laisser vide la case de Date voir la case liée au paiement pour éviter ce type de mésaventure que l'utilisateur pourrait ne pas voir en voulant aller vite !

      

     

      

  5. Lorsque vous êtes à l'étranger, il peut reconnaître une autre date d'achats

     Pourquoi ? Parce que l'OCR prend la date de correspondance du navigateur.