Cet article concerne les entreprises du secteur de la "Beauté" ( instituts, coiffeurs... ), nous allons vous guider dans la mise en place de votre solution d'agenda en ligne et de prise de rendez-vous.
Afin de permettre à chacun, de pouvoir facilement activer sa solution, nous vous proposons une explication de l'activation de votre agenda en 2 versions : une version vidéo tutoriel et une version écrite.
Activer mon agenda (Version vidéo tutoriel)
Voici une vidéo tutoriel qui vous guidera pas à pas dans la configuration de votre agenda avec 9 étapes simples et rapides. Vous trouverez également préciser ci-dessous à quel moment de la vidéo trouver ces étapes :
- Accéder à son agenda en ligne ( 00:11 )
- Paramétrer l’interface de son agenda ( 00:23 )
- Créer des agendas pour vos collaborateurs et vos ressources ( 00:47)
- Paramétrer vos différents agendas ( 1:12 )
- Paramétrer les types de RDV ( 2:05 )
- Catégories des prestations ( 2:43 )
- Créer des forfaits de prestations ( 3:03 )
- Créer des promotions ( 3:58 )
- Activer la solution de prise de RDV en ligne ( 5:00 )
Activer mon agenda (Version écrite)
Vous trouverez ci-dessous une version écrite, détaillée de tout le processus de configuration de votre agenda en ligne :
- Accéder à mon agenda en ligne
- Créer des agendas (pour vous et vos collaborateurs)
- Paramétrer des créneaux horaires réservables
- Créer des prestations
- Mettre en place des forfaits
1. Accéder à mon agenda en ligne
Pour accéder à votre agenda en ligne, rendez-vous sur votre espace Solocal Manager :
- Rentrez votre login et mot de passe puis cliquez sur Se connecter
-
- Dans la barre de menu à gauche cliquez sur Agenda
- Cliquez sur le bouton Activer le service
Voilà, il ne vous reste plus qu’à paramétrer votre agenda et prise de rendez-vous en ligne pour bénéficier de ce service !
2. Création de mes agendas
D'une part pour vos collaborateurs, cette partie va permettre :
- de créer et paramétrer l’agenda de vos collaborateurs,
- de proposer aux clients de choisir leur esthéticienne, coiffeur préféré lors de leur réservation en ligne.
D'autre part, pour vous, afin de visualiser et gérer le planning de chaque collaborateur.
Il faut créer un agenda par personne qui assurera des rendez-vous. Si vous avez plusieurs collaborateurs, il faut créer un agenda pour chacun d’entre eux.
2.1 – Personnaliser votre agenda
Un agenda a été pré-paramétré par défaut (9-18h du lundi au samedi). Personnalisez le !
2.2 – Créer un agenda pour vos collaborateurs
2.3 – Création de votre agenda « ressources »
Pour vos ressources :
Vous avez une, plusieurs cabines ? Un matériel en quantité limité que vous ne pouvez pas proposer à la réservation à toutes vos clients en simultanée ? Exemple : « Cellu M6 ».
Alors vous devez également créer un agenda pour chacune de ces « Ressources ».
Vous avez plus d’une ressource ? Vous devez alors obligatoirement demander un RDV via Solocal Manager pour être accompagné dans la création de vos ressources. (voir page « Contactez-nous » du guide).
Si vous n'avez qu'une ressource, créez un nouvel agenda :
2.4 – Paramétrage de vos agendas « ressources »
Une fois les ressources créées, elles se gèrent comme un agenda « collaborateur » et sont pré-paramétrées par défaut de 9h à 18h du lundi au samedi.
2.5 – Modifier l’affichage de votre agenda
Cette étape vous permet de paramétrer l’affichage de votre agenda pour avoir une vue par semaine, par jour… Vous décidez en fonction de votre usage ! Il ne sera pas visible des internautes.
3. Paramétrer des créneaux horaires réservables
Cette partie va permettre de partager les disponibilités de vos collaborateurs en ligne pour les proposer à la réservation pour vos clients ! Dans notre exemple, vous visualisez l’agenda de Chloé et ses créneaux horaires disponibles sur la semaine !
Vous pouvez paramétrer les horaires de travail de vos collaborateurs. Chaque nouvel agenda créé est pré-paramétré sur une plage horaire de 9h à 18h du lundi au samedi.
4. Créer mes prestations (RDV proposés)
Dans cette partie, nous allons vous expliquer comment configurer les RDV proposés en ligne :
• Les catégories de RDV proposés
Exemples : Massages/Manucures/Epilations ou Coupe/Couleur/Brushing
• Les types de prestations
Exemples: Epilation Sourcils, Epilation Jambes …
• La durée de chaque type de prestation
• Le tarif
La première étape est donc de définir vos principales catégories de prestations, puis dans un second temps nous paramétrerons le type de prestations.
4.1 – Créer vos catégories de RDV
4.2 – Visualiser les types de RDV proposés déjà pré-paramétrés
Pour faciliter la prise en main de votre agenda, 7 prestations sont déjà installées par défaut.
Elles ont été paramétrées en fonction de la durée du RDV : 10, 15, 20, 30, 45, 60 et 90 min.
Nous vous conseillons d’utiliser ces prestations en les renommant et en modifiant la durée si nécessaire. Si vous n’avez besoin que de 3 types de RDV proposés différents, il faudra obligatoirement supprimer les RDV proposés non utiles.
OBLIGATOIRE - Modifier les RDV proposés pré-paramétrés
4.3 – Renommer les types de RDV proposés
Attention, il est indispensable de modifier les noms des prestations et de porter une attention particulière au « Nom sur internet ». C’est celui qui s’affichera pour le client lors de la réservation.
Par exemple, indiquez « Massage Dos » dans la partie Nom et « Massage Dos 45mn » dans la partie « Nom sur internet ».
4.4 – Rattacher le RDV proposé à une catégorie
Une fois que vous avez renommé vos prestations, il faut les rattacher à une catégorie de RDV proposés, paramétrés précédemment en étape 3.1.
4.5 – Modifier la durée de chaque RDV proposé
Si la durée du créneau renommé ne vous convient pas, vous pouvez le changer facilement.
4.6 – Ajouter le tarif pour chaque RDV proposé
Pour chaque prestation, précisez le prix associé :
4.7 – Rattacher le type de RDV proposés à vos collaborateurs
Certains soins, prestations ne sont réalisables que par certains de vos collaborateurs ? Cette étape va permettre d’indiquer qui peut réaliser chacune des prestations paramétrées !
4.8 – Ajouter un RDV proposé supplémentaire
Le nombre de prestations pré-paramétrées n’est pas suffisant ? Pas de problème, vous pouvez en ajouter plus.
4.9 – Supprimer un RDV proposé
Si vous ne souhaitez proposer que 3 types de prestations, vous devez obligatoirement supprimer les RDV proposés non utiles sinon ils seront également proposés à la réservation en ligne.
IMPORTANT - Soyez visibles de vos clients pour la prise de rendez-vous en ligne !
4.10 – Activer votre solution de prise de rendez-vous en ligne
Pour afficher vos rendez-vous disponibles, activez votre solution. Ainsi vos rendez-vous seront proposés à vos clients sur pagesjaunes.fr
5. Mettre en place des forfaits
Dans cette partie, nous allons vous expliquer comment associer plusieurs prestations pour proposer des forfaits. Si vous êtes un coiffeur, allez directement à l’étape 5.2. Sinon allez directement en 5.1.
Et si vous n’êtes pas concerné, c’est terminé ! Vos services d’agenda et prise de rendez-vous en ligne sont configurés.
5.1 – Créer un forfait
Vous souhaitez proposer à vos clients un forfait comprenant plusieurs RDV à la suite. Par exemple : épilation jambes + épilation aisselles + épilation maillot.
Il s’agit donc d’associer des RDV préalablement paramétrés, pour les proposer en une fois à la réservation.
5.2 – Créer un forfait avec un « temps de pause »
Vous êtes un salon de coiffure ? Vous avez la possibilité de proposer à vos clients des forfaits incluant des temps de pause (ex : pose coloration).
Cela va vous permettre d’optimiser le planning de vos collaborateurs et de vos ressources et ainsi proposer des RDV pendant ce temps de pause (ex : coupe homme).
C’est terminé !
Votre agenda et votre parcours de prise de rendez-vous en ligne est prêt ! Il sera automatiquement mis en ligne sur PagesJaunes d’ici 24h !
Dernière vérification
Vous pouvez à tout moment avoir un aperçu de ce que voit votre client lors de la prise d’un rendez-vous sur PagesJaunes. Vérifiez que tout a bien été enregistré et faites des modifications si nécessaire.
Pour faciliter la prise en main de la solution, vous trouverez en bas de page un guide complet sur l'utilisation du Rendez-vous en ligne.
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