Grâce à votre offre Solocal, vous pouvez stocker tous vos contacts (clients et prospects) dans l'onglet "Fichier clients" de Solocal Manager (cliquer ici pour en savoir plus sur cet écran et ses fonctionnalités). Chaque fiche de contact contient diverses informations sur votre client ou prospect, dont des données à caractère personnel. Ces fiches peuvent être renseignées par vous et/ou créées à la suite d’une demande de rendez-vous ou demande de devis.
De plus, certaines fonctionnalités SolocalManager vous permettent de recevoir des messages (Messages clients) ou demandes de la part de vos clients ou prospects (Devis et demandes clients), mais aussi d’entrer en contact avec eux (campagnes marketing, sollicitation et réponse avis…). Dans ces cas, des données de contact et d’identité du client ou prospect peuvent être réceptionnées ou utilisées (donc des données à caractère personnel).
Le traitement des données à caractère personnel doit être réalisé en respect des principes du RGPD.
Au vu des fonctionnalités proposées par SolocalManager, nous souhaitons vous rappeler qu’en tant que Responsable du traitement vous êtes responsable de votre conformité au RGPD et devez respecter (notamment) les principes suivants :
1. Définir des durées de conservation
Les données à caractère personnel ne peuvent pas être conservées indéfiniment, il faut choisir et mettre en œuvre des durées de conservation,
La CNIL recommande les durées suivantes pour les données à caractère personnel de :
- Vos clients : conservation tout au long de votre relation contractuelle avec eux. Quand votre contrat arrive à terme avec votre client, il est possible de conserver ses données à caractère personnel encore 3 ans afin de les utiliser pour lui faire parvenir des campagnes de prospection.
- Vos prospects : conservation pendant 3 ans à compter du moment où ces données personnelles ont été collectées.
Passé ces délais, il faut penser à lancer des actions de suppression sur votre compte SolocalManager. Ces actions peuvent concerner les onglets suivants : devis et demandes clients ou Fichier clients.
Si un archivage est nécessaire, des fonctionnalités d’export sont à votre disposition.
2. Respecter les règles en matière de prospection
A l’aide de SolocalManager, vous pouvez faire parvenir des campagnes de prospection, par email ou sms, à vos clients et prospects.
Des règles doivent être respectées en matière de prospection par email et/ou sms :
- Hors exception, vous ne pouvez faire parvenir des campagnes de prospection qu’à vos clients et prospects ayant accepté d’en recevoir,
- Chaque campagne doit contenir un moyen de s’opposer à recevoir de la prospection. En pratique vous devez avoir un lien de désabonnement dans vos campagnes emails et un stop sms dans vos campagnes sms. Par la suite, vous ne pourrez plus adresser de prospection au demandeur sauf s’il y consent à nouveau.
La "prospection commerciale" ne concerne pas les communications informatives ou sollicitations d’avis envoyés à un client à propos des produits/ services qu'il a achetés.
Pour en savoir plus sur le Règlement Général de la Protection des données (RGPD), nous vous recommandons de regarder notre vidéo explicative.
Vous trouverez plus d’information sur les différents principes à respecter en tant que Responsable du traitement et les règles en matière de prospection sur le site de la CNIL.
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