Synchroniser mon agenda avec Outlook - ClicRDV

La synchronisation avec Outlook permet, entre deux agendas, de synchroniser les données des rendez-vous ClicRDV vers un calendrier Outlook et inversement.  

Dans cet article vous allez retrouver comment : 

- Rattacher son compte Microsoft Outlook avec son compte ClicRDV

- Synchroniser son agenda ClicRDV avec un calendrier Outlook

- Visualiser les données synchronisées dans les deux sens

- Stopper une synchronisation entre deux agendas

- Rétablir une synchronisation entre deux agendas 

 

Rattacher son compte Microsoft Outlook avec son compte ClicRDV

Avant de pouvoir commencer à synchroniser des rendez-vous entre deux agendas, il faut d’abord authentifier son compte ClicRDV avec son compte Microsoft Outlook et autoriser ClicRDV, en tant qu’application tierce, à accéder aux données Microsoft.

  1. Se rendre dans l’onglet Synchronisation du menu, cliquer sur le bouton Se connecter à l’agenda Outlook. Nous sommes alors redirigés vers la page d’authentification Microsoft.

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2. Sélectionner un compte Microsoft à associer à ClicRDV puis cliquer sur le bouton Oui.

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Vous êtes alors redirigés vers l’onglet Synchronisation du menu.

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Chaque accès ClicRDV pourra s’authentifier avec son propre compte Outlook uniquement. Tout autre accès utilisateur du même groupe ClicRDV ne pourra pas synchroniser de données avec ce compte Outlook.

 

Synchroniser son agenda ClicRDV avec un calendrier Outlook 

  • Un agenda ClicRDV ne peut être synchronisé qu’avec un seul calendrier Outlook.

  • Un calendrier Outlook ne peut être synchronisé qu’avec un seul agenda ClicRDV.

Lors de l’ajout d’une nouvelle synchronisation, un accès pro admin pourra sélectionner n’importe quel agenda ClicRDV, tandis qu’un accès pro non admin pourra sélectionner uniquement le(s) agenda(s) associé(s) à son accès (paramétrable dans l’onglet Accès du menu).

Dans cet exemple, il s’agit d’un accès pro étant associé à tous les agendas du groupe.

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  1. Se rendre dans l’onglet Synchronisation du menu de l'admin.

  2. Cliquer sur le bouton Ajouter une synchronisation

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      3. Sélectionner un agenda ClicRDV et un agenda Outlook dans le sélecteur de la pop-in ouverte, puis cliquer sur le bouton Enregistrer.

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À noter qu’il est possible de choisir l’option Créer un agenda soit dans le sélecteur ClicRDV Agenda, soit dans le sélecteur Outlook Agenda. Cette option aura pour effet de créer un nouvel agenda (non existant) du côté de ClicRDV ou Outlook, et qui sera directement synchronisé avec l’autre agenda sélectionné.

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Si l’un des deux agendas sélectionné possède déjà une synchronisation, alors un message d’erreur s’affichera.

Capture_d_e_cran_2022-09-29_a__10.41.41.pngL’association entre les deux agendas est alors créée et la ligne ci-dessous apparait.

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Lors de la synchronisation initiale (au moment où l’association entre deux agendas est créée) les données existantes sur les deux agendas synchronisées sont les données des évènements futurs ainsi que les évènements passés J-24 h seront synchronisés.

 

Visualiser les données synchronisées dans les deux sens

1. Rendez-vous créé ou pris depuis ClicRDV

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Rendez-vous synchronisé sur l’agenda Outlook :Capture_d_e_cran_2022-09-29_a__10.45.23.png

Les données synchronisées de ClicRDV vers Outlook sont :  

    • Créneau du rdv (date, start-end/durée)

    • Nom de famille et prénom du client - dans le titre du rendez-vous Outlook

    • Type d’intervention - dans le titre du rendez-vous Outlook

    • Origine du rdv (ClicRDV) - dans le champ commentaire du rendez-vous Outlook

2. Rendez-vous créé depuis OutlookCapture_d_e_cran_2022-09-29_a__10.45.55.png

Rendez-vous synchronisé sur l’agenda ClicRDV :

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À noter : Un rendez-vous Outlook apparaitra comme une indisponibilité sur ClicRDV (car nous ne pouvons pas rattacher le rendez-vous à une fiche client). 

 

  • Les évènements (indisponibilités/absences, ouvertures, notes) de ClicRDV ne seront pas synchronisés vers Outlook.

  • Nous ne gérons pas actuellement le répétitions (récurrences) entre ClicRDV et Outlook (dans les deux sens).

  • Nous ne synchronisons pas les indisponibilités de ClicRDV vers Outlook si l’origine de l’évènement est ClicRDV. 

  • Nous synchronisons les indisponibilités de ClicRDV vers Outlook si l’origine de l’évènement est Outlook, mais sans prendre en compte aucune répétition.

Stopper une synchronisation entre deux agendas 

  1. Se rendre dans l’onglet Synchronisation du menu de l'admin.

  2. Cliquer sur le bouton Supprimer de la ligne de l’association d’agendas à stopper.

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      3. Confirmer l’action en cliquant sur OK dans la popin internet qui s’affiche.

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La synchronisation est alors stoppée et la ligne d’association des deux agendas n’apparait plus.

Au moment où la synchronisation est stoppée, les données déjà synchronisées sur les deux agendas (rendez-vous passés et futurs) seront conservées.

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Rétablir une synchronisation entre deux agendas 

Pour rétablir une synchronisation entre deux agendas, il suffit de créer une nouvelle association entre ces deux agendas, en cliquant sur le bouton Ajouter une synchronisation, puis en sélectionnant les agendas ClicRDV et Outlook souhaités (dans l’onglet Synchronisation du menu de l'admin).

  1. Se connecter à son compte Outlook

  2. Se rendre dans la page Outlook de gestion des permissions : https://account.live.com/consent/Manage

  3. Cliquer sur Modifier

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     4. Cliquer sur le bouton Supprimer ces autorisations.

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ClicRDV n’apparait donc plus dans la liste des applications ayant accès au compte Microsoft.

Lorsque l’on se rend dans l’onglet Synchronisation du menu de l'admin, on est déconnecté du compte Outlook qui était associé à ClicRDV.

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