Comment activer les notifications emails pour mes clients/patients ?

Vous pouvez envoyer automatiquement des notifications e-mails à vos clients/patients :

1. Dans le menu latéral gauche de votre nouvelle interface ClicRDV,  sélectionnez "Notifications"

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2. Vous pouvez ensuite choisir d'activer ou non les notifications emails:

  • Lorsqu’un nouveau rendez-vous est créé (confirmation du RDV)
  • Lorsqu’un rendez-vous est annulé (confirmation de l’annulation du RDV)
  • Lorsque l’horaire d’un rendez-vous est modifié (confirmation de la modification du RDV)
  • Lorsque vous avez noté leur adresse e-mail dans ClicRDV (invitation à prendre RDV par Internet)
  • Lorsqu’un client n’est pas venu à son rendez-vous (RDV non venu)
  • Pour rappeler un rendez-vous (rappel de RDV)

 

Remarques :

  • Lorsque, sans changer l’horaire d’un rendez-vous, vous le déplacez d’un agenda à un autre ou bien modifiez son contenu (RDV proposé, commentaire, etc.), aucune notification ne sera envoyée à votre client/patient. Seul un changement d’horaire déclenche l’envoi d’une notification.
  • Lorsque vous placez un rendez-vous dans la corbeille de votre agenda ClicRDV, il est considéré comme supprimé, une notification par E-mail sera donc envoyée au client/patient concerné (confirmation de l’annulation du RDV). A l’inverse, lorsque vous récupérez un rendez-vous de la corbeille, une notification de nouveau rendez-vous sera envoyée.
  • Lorsque vous créez un rendez-vous avec plusieurs RDV proposés consécutifs à l’aide du bouton + sur votre agenda ClicRDV, un seul E-mail de notification mentionnant l’horaire du premier RDV proposé sera envoyé (confirmation du RDV). Ceci ne fonctionne qu’à la création du rendez-vous, si vous changez ensuite l’horaire ou si vous supprimez la série, un E-mail de notification sera envoyé pour chaque rendez-vous de la série.
  • Vous pouvez envoyer automatiquement des notifications à vos clients/patients lorsqu’ils ne sont pas venus au RDV. Ainsi, lorsque vous marquez un rendez-vous comme “RDV non venu” depuis une fiche dans votre agenda, votre client/patient recevra automatiquement un E-mail lui indiquant qu’il a manqué son RDV.

 

Remarques pour l’envoi de l’E-mail de rappel de rendez-vous :

  • L’envoi de l’E-mail de rappel tient compte de votre fuseau horaire, pensez à le paramétrer en fonction du lieu géographique de votre activité.
  • Dans le cas où votre client/patient aurait rendez-vous pour plusieurs RDV proposés (consécutifs ou séparés par une pause inférieure à 2h), seul 1 rappel par E-mail mentionnant l’horaire du premier RDV proposé serait envoyé.
  • Concernant l’E-mail de rappel pour les rendez-vous en visioconférence, l’heure d’envoi sera systématiquement programmée 1h avant afin de rendre plus accessible la connexion au rendez-vous en ligne auprès de vos clients/patients.

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