Comment activer les notifications sms pour mes clients/patients ?

Vous pouvez envoyer automatiquement des notifications SMS à vos clients/patients :

1. Dans le menu latéral gauche de votre nouvelle interface ClicRDV,  sélectionnez "Notifications"

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2. Vous pouvez ensuite choisir d'activer ou non les notifications sms:

  • Lorsqu’un nouveau rendez-vous est créé (confirmation du RDV)
  • Lorsqu’un rendez-vous est annulé (confirmation de l’annulation du RDV)
  • Lorsqu’un client n’est pas venu à son rendez-vous (RDV non venu)
  • Lorsqu’un rendez-vous est terminé (RDV terminé)
  • Pour rappeler un rendez-vous (rappel du RDV)
  • Pour rappeler un rendez-vous par SMS étendu (facturés comme 2 SMS)

Les SMS sont facturés à la consommation.

 

Remarques :

  • Le SMS de confirmation du rendez-vous est automatiquement envoyé que le rendez-vous ait été pris sur l’agenda professionnel ou par votre client/patient en ligne.
  • Lorsque vous récupérez un rendez-vous dans la corbeille de votre agenda ClicRDV, il est considéré comme créé, un SMS de confirmation sera donc envoyé.
  • Lorsque vous changez l’horaire d’un rendez-vous, aucun SMS ne sera envoyé. Seuls les cas cités ci-dessus déclenchent un envoi de SMS.
  • Lorsque vous créez un rendez-vous avec plusieurs RDV proposés consécutifs à l’aide du bouton + sur votre agenda ClicRDV, un seul SMS de confirmation mentionnant l’horaire du premier RDV sera envoyé.
  • Le SMS d’annulation du rendez-vous est automatiquement envoyé que le rendez-vous soit annulé via l’agenda professionnel ou par votre client/patient en ligne.
  • L’envoi d’un SMS lors d’un RDV manqué n’est automatique que lorsque vous indiquez “Pas venu” sur le RDV. Pensez à bien renseigner le numéro de portable de vos clients/patients dans la fiche.
  • Un SMS n’est envoyé que si le RDV est marqué comme “Pas venu” au plus tôt 15 minutes avant l’heure de début du RDV. Dans le cas où vous marqueriez le RDV en “Pas venu” plus tôt (1h avant le début du RDV par exemple), aucun SMS ne serait envoyé.
  • Pour les RDV passés, le SMS sera envoyé aux clients/patients « Pas venu » pour les rendez-vous datant de maximum 24 heures.
  • L’envoi d’un SMS lors d’un RDV terminé n’est automatique que lorsque vous indiquez “RDV terminé” sur le RDV. Pensez à bien renseigner le numéro de portable de vos clients/patients dans la fiche.

Remarques pour l’envoi de SMS de rappel de rendez-vous :

  • Pour ne pas importuner vos clients/patients, les rappels SMS sont envoyés seulement en journée (entre 9h et 19h). Si l’envoi du rappel tombe en dehors de cette période, il sera automatiquement envoyé la veille de l’horaire initialement programmé.
  • L’envoi du SMS de rappel tient compte de votre fuseau horaire, pensez à le paramétrer en fonction du lieu géographique de votre activité.
  • Le SMS de rappel n’est envoyé qu’une seule fois avant le rendez-vous. Veuillez bien noter qu’aucun SMS n’est envoyé si le rendez-vous est supprimé ou modifié.
  • Dans le cas où votre client/patient a rendez-vous pour plusieurs RDV proposés (consécutifs ou séparés par une pause inférieure à 2h), seul 1 rappel SMS mentionnant l’horaire du premier RDV sera envoyé.
  • L’option SMS étendu de rappel vous permet de doubler le nombre de caractères (320 caractères) pour communiquer plus d’informations sur le RDV. Le SMS étendu apparaît comme 1 seul SMS sur le mobile de vos clients/patients mais vous sera facturé comme 2 SMS. Afin que l’option soit effective, il est nécessaire d’accompagner l’activation du bouton d’une demande auprès du Service Client pour modifier votre texte de SMS de rappel.

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