La fonctionnalité de signature électronique des devis est disponible dans votre option Gestion & Finance, dès qu'un devis est enregistré, accessible en bas du formulaire d'envoi par email. Cette fonctionnalité simplifie et sécurise la validation de vos devis par vos clients.
C'est la technologie de Yousign qui est intégrée à votre offre!
Gestion & Finance utilise la technologie de signature électronique de yousign, une société française. La signature électronique de Yousign est reconnue légalement en France et bénéficie des certifications et protections suivantes :
Certifications eIDAS
Horodatage des signatures
Conformité RGPD
Hébergement des données en France
Chiffrement des données via HTTPS et TLS
1- Comment ajouter la signature électronique à mon devis ?
Pour permettre à vos clients de signer électroniquement vos devis, suivez ces étapes :
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Rédiger votre devis : créez votre devis comme d'habitude.
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Confirmer votre devis : validez les informations.
- Envoyer par email : cliquez sur "Envoyer par email".
Ensuite, dans le formulaire d'envoi :
Vérifiez et ajustez les destinataires, le corps de mail et les pièces jointes si nécessaire.
Cochez la case "Faire signer mon devis en ligne" qui se trouve en bas de l'email
Cliquez sur "Envoyer" pour valider l'envoi et demander la signature électronique.
2 - Que se passe-t-il lorsque vous cochez la case "Faire signer mon devis en ligne" ?
Voici le processus :
Lien de signature : un lien est ajouté à l'email pour permettre à votre client de signer le devis.
Accès à la signature électronique : le client accède à une page dédiée avec le devis et le formulaire de signature.
Protocole de signature : le client suit un protocole simplifié mais conforme, incluant l'insertion d'un code de confirmation reçu par email ou SMS
Confirmation de signature : lorsque le client signe électroniquement votre devis, l'information est retournée automatiquement dans Gestion & Finance avec le bon pour accord automatique, l'icône verte avec la date de signature dans la liste des devis, le PDF signé stocké dans le devis et, l'état du document
À facturer.
3 - Comment vérifier que les devis signés par signature électronique le sont ?
Préalable : pour se repérer dans Gestion & Finance, une icône spécifique a été conçue pour suivre les signatures électroniques de devis !
Pour consulter le listing des devis, il faut
- Aller sur la page Devis
Regarder la ligne de votre devis
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S'il n'y a pas l'icône du stylo plume sur la ligne
⚠️ Le devis n'a pas été envoyé en signature électronique (la case dans Sinao n'a pas été cochée). Si c'était votre intention, il faut refaire le process d'envoi du devis (rapide) grâce
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Si l'icône du stylo plume sur la feuille est verte
✅ Le devis est signé
- Si l'icône du stylo plume sur la feuille est grise
❌ Le devis a été envoyé en signature électronique mais n'est pas signé
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S'il n'y a pas l'icône du stylo plume sur la ligne
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💡Remarques Vous pouvez obtenir l'historique (date et heure d'envoi, de lecture et de signature) en passant votre souris sur l'icône quelque soit sa couleur. Ci-dessous le type d'information que vous pouvez récupérer :
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L'intégration de la signature électronique dans Gestion & Finance, via Yousign, offre une solution pratique, sécurisée et conforme aux normes légales en France. Simplifiez vos processus de validation de devis et assurez-vous que vos transactions se déroulent en toute sécurité.
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