Importer des contacts via un fichier

Afin de permettre à chacun de pouvoir facilement importer des contacts, nous vous proposons une explication en 2 versions :  une version vidéo tutoriel et une version écrite.

 

Version vidéo tutoriel

Vous trouverez ci-dessous une vidéo indiquant comment importer des contacts grâce à la solution Solocal (les deux premières minutes, cf ci-dessous) : 

 

1. Provenance des contacts 0 :18

2. Création de son fichier de contacts 0 :48 

  2.1 Accédez à votre fichier de contact 0 : 50

  2.2 Créer un nouveau contact 1 :00

3. Importer des contacts depuis une feuille de calcul 2 : 40

  3.1 Structurer son Fichier Excel d’Import 2 :57

  3.2 Importer une feuille de calcul 3 :17

  3.3 Importer des contacts Google 3 :55

4. Gérer vos contacts 4 :10

   4.1 Modifier un contact 4 :17

  4.2 Visualiser l’activité du contact 4 :29

5. Exporter des contacts 4 :46

 

 

 

Version écrite

Nous allons vous expliquer comment importer des contacts via un fichier en seulement 3 étapes :

  1. Le chargement du fichier
  2. La correspondance des champs
  3. Les options d'importation

Tout d'abord : 

  1. Cliquez sur l'onglet "Fichier clients" dans le menu de gauche de Solocal Manager, puis sur le bouton "Importer"

    screenshot-manager.solocal.com-2024.04.19-12_44_38.png

  2. Sélectionnez "Feuille de calcul".  
    Nous verrons dans un autre article, comment Importer des contacts Google.

    screenshot-manager.solocal.com-2024.04.19-12_45_29.png

 

1. Chargement du fichier

Pour compléter la première étape, suivez les instructions ci-dessous :

  • Cliquez directement sur "Sélectionner votre fichier" (1° si vous disposez déjà d'un fichier de contacts au bon format, ou bien cliquez d'abord sur "Télécharger notre modèle excel" (2) afin de récupérer un modèle préformaté de fichier que vous pourrez remplir avant de l'importer . 

    screenshot-manager.solocal.com-2024.04.19-12_45_55.png

  • Si le fichier correspond bien aux formats acceptés (.xls ou .csv.), il sera correctement chargé et vous pourrez ensuite cliquer sur "Suivant". 

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Quelques conseils pour optimiser son fichier excel afin de garantir une prise en compte optimale des informations à importer

  • quand une colonne doit contenir des numéros de téléphone, pensez à mettre la colonne au format "numéro de téléphone" au préalable, sans quoi excel fera systématiquement disparaître les "0" en début de numéro et cela posera problème lorsque vous chercherez à faire des campagnes SMS. Pour ce faire, sélectionner toute la colonne dans votre fichier puis cliquez dans la barre d'outil pour passer du format "standard" à "autres formats numériques" > "spécial" > "numéro de téléphone" 

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  • de la même manière, quand la colonne doit contenir une date, appliquez le format "date"(courte ou longue, peu importe) à la colonne de façon à faciliter la reconnaissance automatique d'une date 

mceclip2.png

 

2. La correspondance des champs

Une fois le fichier téléchargé, vous devez réaliser la deuxième étape qui vous permet de faire concorder les différentes colonnes de votre document avec les bonnes informations sur vos contacts. 

  • A gauche, les champs affichés correspondent aux noms des colonnes du fichier importé. (1)

  • A droite, les champs affichés correspondent aux champs que vous retrouvez dans l'onglet "Fichier clients" de Solocal Manager. Cliquez sur "Sélectionner un champ" (2) pour déplier le menu déroulant et choisissez le champ correspondant pour chaque ligne (4). 

  • Si vous souhaitez ne pas importer une information, il est possible d'ignorer la colonne en sélectionnant "Ignorer la colonne" (3).

    A noter : vous pouvez faire la concordance des colonnes utiles puis ignorer toutes les autres colonnes en un seul clic en cliquant sur "Ignorer tous les champs non sélectionnés" (en bleu en haut de la liste des colonnes). 

 

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3. Les options d'importation

Afin de qualifier les contacts que vous importez, la troisième étape correspond aux options d'import. 

  1. Vous pouvez ajouter un ou plusieurs mots-clés. Ces mots-clés permettent de mieux qualifier votre fichier, et de mieux cibler vos campagnes emails et sms via Solocal Manager.
  2. Vous devez indiquer le statut des contacts importés : "Client", "Prospect", "VIP" ou "Inactif".
  3. Vous choisissez si vos contacts existants et réimportés sont mis à jour ou dupliqués. 
  4. Vous définissez si vos contacts sont inscrits aux campagnes Email et aux campagnes SMS. 
  5. Enfin, cliquez sur le bouton "Suivant" pour initier le téléchargement.

    Bravo ! Vos contacts sont en cours d'import et seront visibles dans quelques instants sur la page liste de vos contacts. 

Attention !
Les mots-clés et le statut s'appliqueront à tous les contacts du fichier importés, vous pouvez alors :

  • Modifier le statut ou les mots-clés à posteriori.
  • Segmenter votre fichier en 2 ou 3 excel et faire plusieurs imports différents afin d’avoir un fichier par statut. 

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Pour plus d'information, consultez les articles suivants :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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